Organizzare un trekking a cavallo itinerante: un lavoro di squadra

Un trekking a cavallo è molto più di una semplice avventura immersa nella natura. Per far sì che ogni esperienza sia sicura, ben organizzata e indimenticabile, c’è un enorme lavoro dietro le quinte. Dalla preparazione logistica alla cura dei cavalli, dalla gestione del bivacco alla cucina mobile, ogni reparto ha un ruolo essenziale. Oggi ti portiamo dietro le quinte per scoprire tutto quello che serve per far funzionare un trekking itinerante.

Prima del trekking: la preparazione

Organizzare un trekking a cavallo itinerante richiede settimane, a volte mesi di preparazione. Ogni dettaglio deve essere studiato in anticipo per evitare imprevisti e garantire un’esperienza piacevole e sicura.

La scelta del percorso

Il primo passo è la definizione dell’itinerario. Anche se conosciamo bene i percorsi, ogni volta li ripercorriamo prima della partenza per controllare che sia tutto a posto: sentieri praticabili, punti d’acqua per i cavalli, cambiamenti dovuti al meteo o a nuovi lavori lungo la strada. Nel deserto, ad esempio, basta una tempesta di sabbia o un’alluvione per modificare completamente il terreno. Per questo, prima di ogni trekking, facciamo un giro di ricognizione e ci prepariamo a improvvisare, se serve.

Il lavoro della reception 

In parallelo il lavoro di Back Office è intenso. Le richieste arrivano da più canali e ogni persona ha le proprie richieste: dettagli sul viaggio, aiuto nella ricerca dei voli, opzioni di menu vegetariane. Oltre a rispondere e seguire ogni persona fino alla partenza, prenotiamo gli alloggi per la prima e l’ultima notte, organizziamo i trasferimenti da e per Marrakech e - fondamentale per i trekking itineranti in Marocco - richiediamo per tempo i permessi per i bivacchi, con tanto di passaporti e coordinate GPS. 

Oltre a seguire i diversi canali di promozione l'ufficio deve: 

• ricevere le richieste di informazioni, rispondere alle varie domande, gestire le prenotazioni e assistere i clienti nell'organizzazione del viaggio e dei servizi accessori

• prenotare gli alloggi in città per la prima e l’ultima notte, assicurandosi che tutto sia pronto per l’arrivo e la partenza dei partecipanti

• verificare di avere tutti i permessi necessari per l'installazione dei bivacchi lungo il percorso, gestendo la burocrazia per garantire che il trekking si svolga senza intoppi

La logistica dei trasporti

Quando il trekking non parte direttamente dal Ranch, comincia una nuova sfida: portare tutto al punto di partenza. I cavalli, il materiale, la cucina da campo, le tende, il fieno, niente può essere lasciato indietro.

Il camion diventa il nostro quartier generale su ruote: deve essere sempre in ordine, rifornito, revisionato e assicurato. Ogni spazio ha una funzione precisa. I materiali vanno sistemati in modo che siano facilmente accessibili, la cucina deve poter essere operativa appena ci si ferma. Caricare il camion è un po’ come giocare a Tetris: se sbagli gli incastri, devi ricominciare da capo. 

La preparazione dei cavalli

L’allenamento e la cura dei cavalli dura tutto l’anno e va modulata in base alla stagione e al tipo di attività. Quando si avvicina un trekking lungo, l’attenzione cresce: si fa una selezione accurata per abbinare cavalli e cavalieri non solo in base a peso, altezza ed esperienza, ma anche al carattere e al tipo di energia. Non è solo una questione tecnica: è una forma di ascolto.

La nostra attenzione al benessere degli animali è sempre alta, i cavalli vengono controllati fisicamente e anche mentalmente. Se un cavallo ha fatto un mese di passeggiate tranquille con principianti, magari ha bisogno di qualche giorno di lavoro da terra per ritrovare concentrazione e fiducia prima di affrontare un trekking impegnativo con cavalieri esperti, Ogni cavallo ha il suo ritmo e il suo approccio al lavoro e noi cerchiamo di rispettarlo.

La cucina e l’organizzazione dei pasti

Mangiare bene in vacanza e soprattutto durante i trekking, fa la differenza. Non è solo una questione di energia: è un momento in cui ci si ritrova, ci si conosce e si ride. La cucina mobile segue il gruppo, organizzata in casse suddivise con criterio. Ogni dettaglio è pensato per ottimizzare tempi e spazi. Durante i trekking più lunghi pianifichiamo anche punti di rifornimento, per integrare ciò che serve: pane fresco, frutta e verdure. E quando qualcuno ha esigenze alimentari particolari, facciamo il possibile per accoglierle con attenzione. Quando calano le luci e le tende sono già montate, qualcuno ci chiede: “Ma da dove esce una cena così, in mezzo al niente?”. La risposta è: con organizzazione, esperienza e qualche trucco segreto del nostro magico staff. 

Il materiale del bivacco

Quando il gruppo arriva al bivacco, tutto deve essere già pronto. Le tende montate, le coperte distribuite, i cavalli con la loro posta e l’acqua fresca a disposizione. Ogni sera è una nuova sistemazione e ogni volta troviamo una soluzione diversa. Il materiale viene imballato con ordine prima della partenza e sistemato nel camion per essere facilmente accessibile: tende berbere, coperte, corde, selleria. Tutto ha il suo posto. 

Durante il trekking: l’operatività in movimento

Quando il trekking ha inizio, la macchina organizzativa si muove su più livelli per assicurarsi che tutto vada secondo i piani.

La gestione del gruppo

Ogni trekking ha la sua dinamica, e ogni gruppo costruisce il proprio equilibrio strada facendo. Il nostro compito, come guide, è tenere insieme tutto questo: osservare come stanno le persone, come interagiscono con i cavalli, intervenire se qualcosa non funziona.

La giornata ha una struttura ben definita: si parte al mattino presto, si fanno soste in punti ombreggiati dove i cavalli possono bere e mangiare, si pranza – a volte a tavola, a volte con il picnic nelle bisacce – e si arriva al bivacco nel tardo pomeriggio, dove tutto è già stato allestito.

La sicurezza e gli imprevisti

Per quanto ci si prepari, un trekking itinerante resta un’esperienza in movimento, e le variabili sono tante: un cavallo che si infortuna, un temporale improvviso, una strada che diventa impraticabile da un giorno all’altro. Per questo abbiamo sempre un piano B. Portiamo cavalli di riserva, teniamo una linea diretta con lo staff logistico e, quando serve, modifichiamo il percorso. È successo di dover deviare per evitare un guado troppo pieno o una zona dove hanno piazzato arnie di api proprio sul sentiero. Ma siamo preparati e garantiamo la sicurezza di tutte le persone e dei cavalli, anche quando le condizioni cambiano.

Il lavoro al bivacco

Quando il gruppo arriva al bivacco, tutto è già stato preparato. Le tende sono montate, il bagno e la doccia sono a disposizione, i cavalli trovano il loro posto con fieno, acqua e corde pronte. E la cucina è in piena attività per la cena.

Così quando arriviamo, dopo ore di cammino, troviamo un’accoglienza calorosa: un piatto saporito, il letto pronto, lo spettacolo del tramonto e, infine, del cielo stellato. 

Dopo il trekking: il rientro e la manutenzione

Quando il trekking finisce, i cavalli vanno controllati uno per uno per verificare che non ci siano affaticamenti o piccoli infortuni. 

Il materiale viene smontato, pulito, rimesso in ordine per la prossima partenza. Tutto viene verificato: dalle selle alle tende, dagli utensili da cucina alle reti per il fieno. È un momento importante, quasi quanto la partenza. Si chiude un viaggio, si raccolgono gli ultimi dettagli, si inizia già a pensare al prossimo.

Il feedback e la programmazione del prossimo viaggio

Dopo il rientro, ci prendiamo del tempo per raccogliere i feedback delle persone che hanno partecipato: cosa è andato bene, cosa possiamo migliorare, se ci sono stati momenti particolarmente apprezzati o difficili.

Le osservazioni servono a crescere, ma anche a confermare quello che funziona. A volte sono dettagli piccoli, altre volte sono spunti che portano a cambiamenti concreti. Ogni nuova partenza nasce anche da lì: dall’ascolto, dalla voglia di fare meglio e dall’esperienza appena vissuta.

Attenzioni speciali per gli ospiti

Uno degli aspetti più delicati nella preparazione del trekking è l’assegnazione del cavallo giusto a ogni partecipante. Nei trekking che partono direttamente dal Ranch, c’è la possibilità di modificare le assegnazioni all’ultimo, adattandole alla realtà che emerge quando conosciamo dal vivo i partecipanti. Per i trekking itineranti, dove i cavalli vengono scelti in anticipo, l’assegnazione avviene a distanza, basandosi solo su informazioni, intuizione e una buona dose di esperienza.

Per rendere l’accoglienza ancora più personale, ogni partecipante riceve una cartellina con alcune indicazioni utili rispetto al programma e al cavallo assegnato, scritta da chi lo conosce bene. È un modo per cominciare a creare un legame già prima di salire in sella. E per far capire quanto è importante per noi il rapporto con il fidato compagno di viaggio.

Un lavoro fatto con il cuore

Dietro un trekking itinerante c’è un’organizzazione meticolosa, fatta di persone che lavorano senza sosta per rendere l’esperienza perfetta. Dalle guide alla logistica, dalla cucina alla gestione dei cavalli, ognuno ha il suo ruolo per far funzionare tutto. È un lavoro pratico, concreto, ma ha dentro una parte affettiva che non si insegna.

La prossima volta che parteciperai a un trekking, saprai che mentre cavalchi in mezzo al paesaggio, tutto quello che vivi è stato preparato con cura, attenzione e – soprattutto – con il cuore. E ora che conosci il dietro le quinte, quando vieni a viverlo in prima persona?